حصّل الفواتير غير المدفوعة بالذكاء الاصطناعي: تذكيرات مهذبة تُصاغ لك وتُرسل عندما تأمر

ما هذا، وما ليس هو

هذا وكيل ذكاء اصطناعي تتحدث إليه في Telegram أو WhatsApp أو تطبيق مراسلة آخر. يقرأ قائمة فواتيرك، ويحدد أيها متأخر، ويكتب تذكيرًا لكل عميل في بريدك، ويخبرك بما فعل. أنت من يقرر ما يُرسل.

وهو ليس ثلاثة أشياء أخرى يقصدها الناس أحيانًا:

• ليس برنامج فوترة. لا يُصدر فواتير مرقّمة ولا يقبل مدفوعات البطاقات ولا يمسك دفاترك. استخدم برنامج فوترة أو محاسبة مناسبًا لذلك.
• ليس محصّل ديون. يرسل تذكيراتك من بريدك أنت، باسمك. أما المطالبات الرسمية ووكالات التحصيل والدعاوى القضائية فخطوات منفصلة تتخذها بنفسك، مع استشارة إن احتجت.
• غير متصل ببنكك. لا يرى وصول المدفوعات. يعرف أن الفاتورة دُفعت عندما تخبره، أو عندما تقول الحالة في جدولك أو في تطبيق الفوترة ذلك.

أين تعيش قائمة فواتيرك

جدول Google Sheets

أبسط إعداد، وهو الذي تستخدمه هذه الصفحة. صف واحد لكل فاتورة بهذه الأعمدة: العميل والبريد الإلكتروني والفاتورة والمبلغ والعملة وتاريخ الإصدار وتاريخ الاستحقاق والحالة وآخر تذكير. الحالة واحدة من: مفتوحة، أُرسل تذكير، مدفوعة، أو معلّقة. يمكنك أن تطلب من الوكيل إنشاء الجدول، ثم تضيف كل فاتورة عند إرسالها، إما بكتابتها أو بأن تقول للوكيل «أضف INV-1050 لـ Harbour Cafe، 480، تستحق في 30 نوفمبر».

يستطيع Google Sheets المربوط إضافة صفوف والبحث عن صف وقراءة نطاقات، وهذا كل ما تحتاجه هذه المهمة. تتناول صفحة وكيل الذكاء الاصطناعي لـ Google Sheets هذا الجانب بتعمق أكبر.

تطبيق فوترة

تضم قائمة تطبيقات ReadyHermes كلًا من Stripe وPayPal وQuickBooks وFreshBooks وZoho Invoice. وما يستطيع الوكيل قراءته عبر كل منها يعتمد على اتصال ذلك التطبيق، فقبل أن تعتمد عليه اطلب «اعرض فواتيري غير المدفوعة» وقارن الجواب بالتطبيق نفسه. كثير من تطبيقات الفوترة ترسل تذكيراتها التلقائية أيضًا؛ فإذا كان تطبيقك كذلك، فاستخدم أحد الأمرين مع كل عميل، لا الاثنين معًا أبدًا.

سلّم تذكيرات يبقى مهذبًا

ابدأ بودّ واترك كل ما هو أشد لإنسان. فكرة السلّم أن النبرة ترتفع ببطء وأن تتولى أنت الأمر قبل أن يصبح صعبًا. شكل شائع:

• قبل الاستحقاق بـ 3 أيام (اختياري): ملاحظة قصيرة بأن الفاتورة تستحق يوم الجمعة، مع الفاتورة مرفقة أو مرتبطة.
• بعد يوم واحد: تذكير ودّي يطلب من العميل مراجعة الفاتورة. غالبًا ما يكون قد فاته الأمر ببساطة.
• بعد 7 أيام: تذكير ثانٍ يسأل متى سيتم الدفع.
• بعد 14 يومًا: تكتب هذا بنفسك، أو تعيد كتابة مسودة الوكيل. غالبًا ما تنفع المكالمة الهاتفية أكثر من بريد ثالث.
• 30 يومًا فأكثر: أوقف المسودات التلقائية لذلك العميل، وضع علامة معلّقة، وقرر خطوتك التالية.

قد يبدو التذكير الأول بكلمات بسيطة هكذا:

مرحبًا Bea،

تذكير سريع بأن الفاتورة INV-1047 بمبلغ 350.00 كان موعد استحقاقها 3 نوفمبر.
أرفقتها مرة أخرى تحسبًا لأن تكون قد ضاعت بين الرسائل.
إذا كان الدفع في طريقه إليّ، فشكرًا لك، وتجاهل هذه الرسالة من فضلك.

مع التحية،
Sam

أعطِ الوكيل صياغاتك أنت مرة واحدة واطلب منه حفظها في الذاكرة، لتبدو مسوداته كأنها منك وتستخدم الصياغة نفسها كل مرة.

إعداد الفحص الأسبوعي

لدى Hermes مجدول مدمج يقبل أوقاتًا بلغة عادية. أرسل شيئًا كهذا من دردشتك مع الوكيل:

كل اثنين في الساعة 9:00، اقرأ جدول الفواتير لدي.
انظر إلى الصفوف التي حالتها مفتوحة أو أُرسل تذكير وتاريخ استحقاقها قبل اليوم.
تخطَّ أي صف فيه آخر تذكير خلال الأيام الـ 6 الماضية.
قبل الصياغة، افحص مسودات Gmail لدي بحثًا عن رقم تلك الفاتورة؛
وإذا كانت هناك مسودة فاذكرها ولا تنشئ أخرى.
للتأخر من يوم إلى 6 أيام، صغ تذكيري الأول. وللتأخر من 7 إلى 13 يومًا،
صغ تذكيري الثاني. احفظ كلًا منها مسودة في Gmail موجهة إلى بريد العميل.
لا ترسل شيئًا ولا تغيّر الجدول.
التأخر أكثر من 13 يومًا: لا مسودة، اعرضها لي.
ثم أرسل لي كل فاتورة متأخرة، وعدد أيام تأخرها،
وهل صيغت لها مسودة، أم هي جاهزة أصلًا، أم تُركت لي.

تعمل المهمة المجدولة في جلسة جديدة لا ترى المحادثة التي جاءت منها. إنها تحمّل ذاكرة الوكيل، فتنطبق صياغة التذكير التي حفظتها، لكن الطلب نفسه ينبغي أن يحدد أي جدول وأي أعمدة وما الذي يُتخطى. والمهمة التي تُنشأ من دردشتك تُسلّم رسالتها إلى تلك الدردشة.

قبل التشغيل الأول، اطلب منه تشغيل المهمة الآن وانظر إلى كل مسودة. ثم دعه يعمل بنفسه.

المسودات أولًا، والإرسال لاحقًا

ابدأ بالمسودات. تفتح مسودات Gmail يوم الاثنين، وتقرأ كل واحدة، وترسل ما توافق عليه. يستغرق ذلك دقائق قليلة وترى كل كلمة تخرج باسمك. ثم أخبر الوكيل أيها أرسلت («أرسلت تذكير Bea وTom») ليضبط الحالة على أُرسل تذكير ويملأ آخر تذكير، أو حدّث تلك الخلايا بنفسك. إذا لم يُحدَّث الجدول، فلن يستطيع فحص الاثنين القادم أن يعرف أن العميل قد ذُكّر.

عندما تصبح المسودات صحيحة باستمرار، يمكنك أن تتركه يرسل التذكير الودّي الأول بنفسه. وإن فعلت:

• اجعله يكتب «أُرسل تذكير» والتاريخ في الجدول كل مرة يرسل فيها، ولا يرسل تذكيرًا ثانيًا خلال 6 أيام من آخر تذكير؛
• راجع حسابك البنكي قبل تشغيل المهمة، لأن عميلًا دفع يوم الجمعة ثم يُطالَب يوم الاثنين هو أكثر الأخطاء إحراجًا التي قد يرتكبها هذا الإعداد؛
• أبقِ كل ما هو أشد من التذكير الأول مسودة لترسلها أنت.

«لا ترسل شيئًا» تعليمة، لا قفل. بمجرد ربط Gmail يستطيع الوكيل إرسال البريد إذا طُلب منه. أبقِ التعليمة في المهمة الأسبوعية، وكررها بكلمات بسيطة كلما غيّرت الروتين.

الحدود والمال والقواعد المنطبقة

• غرامات التأخير والفوائد: لا تفرض إلا ما يسمح به عقدك أو شروطك، وما يسمح به القانون في البلد الذي تعمل فيه. لا تذكر هذه الصفحة قواعد أي بلد، ولا ينبغي للوكيل أن يضيف غرامة أو تهديدًا من تلقاء نفسه. ضع ذلك في قواعده.
• الخلافات: إذا ردّ العميل بأن العمل كان خاطئًا أو أن المبلغ ليس ما اتُّفق عليه، فتلك المحادثة محادثتك. ضع علامة معلّقة على الفاتورة حتى لا تُطالَب مرة أخرى.
• الأخطاء: قد يخطئ في قراءة تاريخ أو رقم، أو يفوّت صفًا كُتب بصيغة غير معتادة. اقرأ قائمة الاثنين قبل أن تتصرف بناءً عليها.
• الخصوصية: تُرسل أسماء العملاء وبريدهم ومبالغهم إلى مزوّد نموذج الذكاء الاصطناعي عندما يقرأ الوكيل الجدول. أبعد عنه البيانات البنكية وكل ما لا تريد مشاركته مع مزوّد.
• عملاؤك أنت فقط: هذا لفواتير أصدرتها لأشخاص تعمل معهم. ليس أداة للبريد الجماعي، ولا ينبغي أن يكتب لأي شخص لا تربطك به فاتورة.

للمهام الإدارية الأوسع لشركة من شخص واحد، راجع وكيل ذكاء اصطناعي لعمل من شخص واحد؛ وللإيصالات والمصروفات، راجع بوت إيصالات على Telegram. وتجد مهام أخرى في صفحة حالات الاستخدام.

تحصيل الفواتير مع ReadyHermes

يشغّل ReadyHermes وكيل Hermes Agent عنك على حاسوب يبقى يعمل، فتنطلق مهمة الاثنين وحاسوبك المحمول مغلق. تُربط التطبيقات من لوحة التطبيقات: تضغط اتصال وتسجّل الدخول إلى حسابك أنت، ويمكنك قطع الاتصال من اللوحة نفسها في أي وقت.

1. ابدأ التجربة المجانية التي تدوم ساعة واحدة. يكون المساعد الجديد جاهزًا خلال نحو 10 ثوانٍ.
2. اربط Google Sheets وGmail، أو Outlook، من التطبيقات.
3. اربط Telegram أو WhatsApp من القنوات ليصل إلى هاتفك قائمة الاثنين، أو استخدم الدردشة في موقع ReadyHermes. يؤدي ربط قناة إلى إعادة تشغيل المساعد، وهذا يستغرق نحو دقيقة.
4. أضف بضع فواتير حقيقية، وأعطه صياغة تذكيراتك، وشغّل الفحص الأسبوعي مرة واحدة يدويًا.

عند انتهاء التجربة يتوقف المساعد مؤقتًا ويُحذف ما لم تختر خطة خلال 24 ساعة. لا يقدّم ReadyHermes خدمة فوترة أو تحصيل مدفوعات أو تحصيل ديون؛ يعمل الوكيل عبر دردشتك وجدولك وبريدك. راجع صفحة التطبيقات لمعرفة ما يمكن ربطه.